Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 11 fuentes oficiales enlazadas
No hay un plazo único: los más habituales son 6 años para la contabilidad y los justificantes del negocio (Código de Comercio, art. 30) y 4 años para obligaciones tributarias, Seguridad Social y registro de jornada. La historia clínica se conserva como mínimo 5 años desde el alta (Ley 41/2002, art. 17).
Tabla de plazos de conservación
Busca por documento o filtra por materia. Son plazos mínimos o de referencia: normalmente, los de prescripción durante los cuales la Administración o un tercero puede reclamar.
| Documento | Plazo | Detalle | Norma y fuente | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años | Desde el último asiento en los libros. | Código de Comercio, art. 30 Código de Comercio | Plazo oficial |
| Facturas recibidas y copias de las emitidas | 4 años como mínimo | El plazo de la Ley General Tributaria (4 años de prescripción general), que se amplía en los supuestos de 10 años y si hay interrupción. Si forman parte de la contabilidad, aplica el de 6 años. | RD 1619/2012, art. 19; LGT, arts. 66 y 70 RD 1619/2012 · LGT | Plazo oficial |
| Declaraciones, libros registro y justificantes tributarios | 4 años | Mientras no prescriba el derecho de la Administración a determinar la deuda (art. 66) y durante el tiempo de las obligaciones formales vinculadas (art. 70.1). Se amplía a 10 años en el caso de bases imponibles negativas. | LGT, arts. 66 y 70.1 LGT | Prescripción (referencia) |
| Contabilidad y soportes de bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar | 10 años | Desde el día siguiente a que acabe el plazo para presentar la declaración del ejercicio en que se generaron. | LGT, art. 66 bis.2 LGT | Plazo oficial |
| Cotizaciones a la Seguridad Social (TC) y justificantes | 4 años | Es el plazo de prescripción de las deudas por cuotas y sanciones; la ley no impone un archivo expreso con ese número. | LGSS, art. 24 LGSS | Prescripción (referencia) |
| Registro de jornada | 4 años | A disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos de trabajo | Referencia prudente: 4 a 6 años | No hay un plazo expreso para estos documentos. Se toma como referencia el mayor entre los 4 años de Seguridad Social/tributario y los 6 del Código de Comercio si forman parte de la documentación del negocio. Las acciones derivadas del contrato prescriben al año de su terminación. | LGSS, art. 24; LGT, art. 66; CCom, art. 30; ET, art. 59.1 LGSS · LGT · Código de Comercio · Estatuto de los Trabajadores | Referencia prudente |
| Documentación de prevención de riesgos laborales | Sin plazo fijado en años | Debe estar a disposición de la autoridad laboral. Como referencia, las infracciones en prevención prescriben a 1, 3 o 5 años según su gravedad. | Ley 31/1995, art. 23; LISOS, art. 4 Ley 31/1995 · LISOS | Referencia prudente |
| Currículums de candidatos no contratados | No hay plazo general | Al terminar el proceso sin contratar desaparece la base para tratarlos. Solo se conservan con consentimiento (por ejemplo, bolsa de empleo) o con un interés legítimo acreditado; si no, hay que destruirlos. | Criterio de la AEPD (relaciones laborales); LOPDGDD, art. 32 AEPD relaciones laborales · LOPDGDD | Referencia prudente |
| Imágenes de videovigilancia | 1 mes como máximo | Desde su captación, salvo que deban conservarse para acreditar hechos (en ese caso, a disposición de la autoridad en 72 horas). | LOPDGDD, art. 22.3 LOPDGDD · AEPD videovigilancia | Plazo oficial |
| Comunicaciones del canal interno de informaciones | 3 meses | Si en ese plazo no se ha iniciado investigación, se suprimen. El libro-registro se conserva solo el tiempo necesario y nunca más de 10 años (es un máximo, no un mínimo). | Ley 2/2023, arts. 26.2 y 32 Ley 2/2023 | Plazo oficial |
| Historia clínica (normativa estatal) | 5 años como mínimo | Desde el alta de cada proceso asistencial, y más tiempo cuando lo exijan fines judiciales, epidemiológicos, de investigación u organización del sistema sanitario. Algunos datos de identificación no se destruyen. | Ley 41/2002, art. 17 Ley 41/2002 | Plazo oficial |
| Historia clínica en Cataluña | 15 años o 5 años | 15 años desde el alta para consentimientos informados, informes de alta, quirúrgicos y de parto, anestesia, exploraciones complementarias y anatomía patológica; el resto puede destruirse a los 5 años. Otras comunidades tienen su propia norma. | Ley 21/2000 de Cataluña, art. 12 (redacción de la Ley 16/2010) Ley 16/2010 (Cataluña) | Plazo oficial |
| Documentación de diligencia debida y operaciones (sujetos obligados por la prevención del blanqueo) | 10 años | Desde el fin de la relación de negocios o la ejecución de la operación. Tras 5 años, el acceso se restringe a los órganos de control interno y a la defensa legal. | Ley 10/2010, art. 25 Ley 10/2010 | Plazo oficial |
| Contratos y reclamaciones civiles | 5 años (acciones personales) | Plazo de prescripción de las acciones personales sin plazo especial, desde que puede exigirse la obligación; 1 año para la responsabilidad extracontractual. Es un plazo de prescripción, no un deber de archivo. | Código Civil, arts. 1964.2, 1966 y 1968.2 Código Civil | Prescripción (referencia) |
| Contratos mercantiles | Mínimo 6 años | Como parte de la documentación del negocio (Código de Comercio) y mientras puedan ejercitarse las acciones derivadas del contrato. | Código de Comercio, art. 30; Código Civil, art. 1964.2 Código de Comercio · Código Civil | Referencia prudente |
| Expedientes de abogados y procuradores | Sin plazo fijado en el Estatuto | El Estatuto General de la Abogacía no fija un número de años. Plazos derivados: 10 años si el despacho es sujeto obligado de la Ley 10/2010 y 5 años de prescripción civil. | RD 135/2021, art. 48.7; Ley 10/2010, art. 25; CC, art. 1964.2 RD 135/2021 · Ley 10/2010 · Código Civil | Referencia prudente |
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Cómo interpretar la tabla
- Los plazos de 4 años (LGT, Seguridad Social, registro de jornada) se cuentan desde fechas distintas y pueden alargarse si se interrumpe la prescripción (LGT, art. 68).
- El plazo de 6 años del Código de Comercio se cuenta desde el último asiento en los libros, no desde la fecha de cada documento.
- Cuando a un mismo documento le aplican varios plazos, prevalece el más largo.
- Si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta, no se destruye hasta que termine.
Qué hacer cuando vence el plazo
Comprueba que no hay inspección ni litigio abiertos
Si los hay, no destruyas hasta que terminen.
Aplica el plazo más largo que te corresponda
Un mismo documento puede estar sometido a varias normas (fiscal, mercantil, laboral, sectorial).
Bloquea los datos hasta que prescriban las responsabilidades
Art. 32 LOPDGDD. Después, destrúyelos.
Destruye de forma certificada y guarda el certificado
Con una empresa especializada y un contrato conforme al art. 28 RGPD.
Lo que esta tabla no cubre
No incluye convenios colectivos, normativa sectorial específica ni la normativa autonómica de historias clínicas distinta de la de Cataluña. Los protocolos notariales no se incluyen: no hemos verificado su régimen, así que consúltalo con el notario o el archivo. Antes de fijar un plazo en un contrato o en una política interna, contrástalo con tu asesor.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Como mínimo, el plazo de prescripción tributaria de 4 años (LGT art. 66), que se amplía en algunos casos hasta 10 años; y 6 años si forman parte de la contabilidad (Código de Comercio, art. 30). Si dudas, quédate con el plazo más largo que te aplique.
¿Cuánto hay que guardar las nóminas y los contratos de trabajo?
No hay un plazo expreso para esos documentos. Como referencia prudente se toma el mayor entre los 4 años de Seguridad Social o tributario y los 6 del Código de Comercio si forman parte de la documentación del negocio. Consulta con tu asesor laboral.
¿Qué pasa cuando vence el plazo?
Si no hay otra obligación ni un litigio o inspección abiertos, los datos deben bloquearse hasta que prescriban las posibles responsabilidades y después destruirse (art. 32 LOPDGDD).
¿Y si he digitalizado el papel?
El plazo de conservación no cambia por digitalizar, pero los requisitos para sustituir el original por la copia digital no los hemos verificado: confírmalos con tu asesor antes de destruir el papel. Cuando el plazo venza, destruye también la copia digital.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.