Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 7 fuentes oficiales enlazadas
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables? Seis años desde el último asiento en los libros, según el Código de Comercio (art. 30.1), salvo disposición especial. Afecta también a la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio. Cerrar la actividad no te libera: la obligación la hereda tu heredero y, si la empresa se disuelve, la asumen los liquidadores (art. 30.2). Si hay bases negativas pendientes, la LGT puede alargarlo a 10 años.
Plazos aplicables
| Documento | Plazo | Detalle | Norma y fuente | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años | Desde el último asiento en los libros. | Código de Comercio, art. 30 Código de Comercio | Plazo oficial |
| Declaraciones, libros registro y justificantes tributarios | 4 años | Mientras no prescriba el derecho de la Administración a determinar la deuda (art. 66) y durante el tiempo de las obligaciones formales vinculadas (art. 70.1). Se amplía a 10 años en el caso de bases imponibles negativas. | LGT, arts. 66 y 70.1 LGT | Prescripción (referencia) |
| Contabilidad y soportes de bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar | 10 años | Desde el día siguiente a que acabe el plazo para presentar la declaración del ejercicio en que se generaron. | LGT, art. 66 bis.2 LGT | Plazo oficial |
| Contratos mercantiles | Mínimo 6 años | Como parte de la documentación del negocio (Código de Comercio) y mientras puedan ejercitarse las acciones derivadas del contrato. | Código de Comercio, art. 30; Código Civil, art. 1964.2 Código de Comercio · Código Civil | Referencia prudente |
Son plazos mínimos o de referencia. Cuando a un mismo documento le aplican varios, prevalece el más largo, y no se destruye nada si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta. Consulta la tabla completa de plazos de conservación.
Qué hacer cuando vence el plazo
Comprueba que no hay nada abierto
Inspección, litigio o reclamación: si lo hay, espera a que termine.
Bloquea los datos hasta que prescriban las responsabilidades
Art. 32 LOPDGDD: se reservan sin usarlos.
Destruye de forma certificada
Con contrato de encargado (art. 28 RGPD) y certificado de cada servicio.
Para destruir documentos vencidos, calcula tu precio o pide presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de una empresa?
Depende del tipo de documento, no hay un plazo único. La contabilidad y la documentación del negocio, 6 años (Código de Comercio, art. 30); las facturas, el plazo de la LGT (4 años, ampliable a 10 con bases imponibles negativas); el registro de jornada, 4 años; blanqueo, 10 años; videovigilancia, 1 mes. Cuando varios plazos afectan al mismo papel, manda el más largo. Tienes la tabla completa en nuestra guía.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de un autónomo?
Para facturas y justificantes fiscales, 4 años, que es el plazo de prescripción de la LGT (art. 66) al que remite el Reglamento de facturación (art. 19). Si además llevas contabilidad como empresario, el Código de Comercio (art. 30) fija 6 años desde el último asiento, y la LGT (art. 66 bis.2) llega a 10 años con bases imponibles negativas. Ante la duda, quédate con el plazo más largo que te afecte.
¿Cuánto tiempo debo conservar la declaración de la renta y sus justificantes?
Como referencia, 4 años, porque es lo que tarda en prescribir el derecho de la Administración a liquidar y exigir el pago (LGT, art. 66), y la LGT (art. 70.1) vincula la conservación de las obligaciones formales a que no haya prescrito el derecho a determinar la deuda. Los justificantes de deducciones o de bases negativas pendientes pueden requerir más tiempo (hasta 10 años, art. 66 bis.2). Nuestra ficha no recoge un plazo específico para la renta: es una referencia, no una cifra literal.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los extractos bancarios?
No hay un plazo propio para los extractos: depende de lo que justifiquen. Si respaldan operaciones fiscales o contables, rige el plazo de la LGT (4 años, art. 66) o el del Código de Comercio (6 años desde el último asiento, art. 30) si eres empresario. Para un particular, 4 años es una referencia prudente. Pasado el plazo, destrúyelos de forma que no se pueda recuperar la información.
¿Qué plazo de conservación aplica si hay una inspección o litigio abierto?
Mientras haya una inspección o un litigio abierto, no destruyas la documentación afectada, aunque el plazo general haya pasado. La interrupción de la prescripción (LGT, art. 68) puede alargar los plazos, y el bloqueo de datos (LOPDGDD, art. 32) mantiene la información a disposición de jueces, tribunales y autoridades mientras puedan exigirse responsabilidades. Cuando el asunto se cierre, se retoma el cómputo.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.