Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 5 fuentes oficiales enlazadas
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Como regla general, 4 años: el Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 19.1) remite al plazo de prescripción de la LGT, que es de 4 años (art. 66). Pero si esas facturas forman parte de tu contabilidad, el Código de Comercio (art. 30) pide 6 años desde el último asiento, y la LGT (art. 66 bis.2) llega a 10 años si hay bases imponibles negativas pendientes. Se aplica el plazo más largo que te afecte.
Plazos aplicables
| Documento | Plazo | Detalle | Norma y fuente | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| Facturas recibidas y copias de las emitidas | 4 años como mínimo | El plazo de la Ley General Tributaria (4 años de prescripción general), que se amplía en los supuestos de 10 años y si hay interrupción. Si forman parte de la contabilidad, aplica el de 6 años. | RD 1619/2012, art. 19; LGT, arts. 66 y 70 RD 1619/2012 · LGT | Plazo oficial |
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años | Desde el último asiento en los libros. | Código de Comercio, art. 30 Código de Comercio | Plazo oficial |
| Contabilidad y soportes de bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar | 10 años | Desde el día siguiente a que acabe el plazo para presentar la declaración del ejercicio en que se generaron. | LGT, art. 66 bis.2 LGT | Plazo oficial |
Son plazos mínimos o de referencia. Cuando a un mismo documento le aplican varios, prevalece el más largo, y no se destruye nada si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta. Consulta la tabla completa de plazos de conservación.
Qué hacer cuando vence el plazo
Comprueba que no hay nada abierto
Inspección, litigio o reclamación: si lo hay, espera a que termine.
Bloquea los datos hasta que prescriban las responsabilidades
Art. 32 LOPDGDD: se reservan sin usarlos.
Destruye de forma certificada
Con contrato de encargado (art. 28 RGPD) y certificado de cada servicio.
Para destruir documentos vencidos, calcula tu precio o pide presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Hay que guardar la documentación 4 o 6 años?
Las dos cifras son correctas, pero valen para cosas distintas. Los 4 años son la prescripción tributaria (LGT, art. 66), a la que remite el Reglamento de facturación. Los 6 años son los del Código de Comercio (art. 30) para libros, correspondencia y justificantes del negocio, y cuentan desde el último asiento. Si eres empresario, lo prudente es aplicar el más largo, y en algunos casos llega a 10 años.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de conservación de una factura?
Depende de qué plazo mires, y no cuenta igual para todos. Los 4 años de la LGT parten, en general, de fechas distintas según la obligación (fin del plazo de declaración, devengo o registro). Los 6 años del Código de Comercio (art. 30) cuentan desde el último asiento en los libros, no desde la fecha de cada factura. En el caso de bases negativas, los 10 años empiezan al terminar el plazo de presentación (LGT, art. 66 bis.2).
¿Cuánto tiempo guardar las facturas si soy particular?
No hay un plazo único para particulares: depende de para qué las necesites. Si justifican una deducción o una compra declarada, la referencia es el plazo de prescripción de la LGT (4 años, art. 66). Si solo pueden servir para reclamar algo, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2). Es una referencia prudente, y la garantía de un producto puede obligarte a guardarlas más.
¿Cuánto tiempo guardar las facturas de inmovilizado?
Se rigen por el mismo plazo que el resto de facturas: el de la LGT (4 años, art. 66), al que remite el Reglamento de facturación (art. 19), y 6 años si son parte de tu contabilidad (Código de Comercio, art. 30). Ojo: si la información de un periodo ya prescrito influye en ejercicios posteriores, la LGT (art. 70.3) mantiene la obligación mientras prescriba el derecho a determinar esas deudas.
¿Puedo destruir las facturas en papel si las he digitalizado?
No podemos darte un sí general: depende de cómo las hayas digitalizado. El Reglamento de facturación (art. 19) te obliga a conservar las facturas durante el plazo de la LGT, pero los requisitos para que la copia digital sustituya al papel no los hemos verificado. Antes de destruir los originales, confírmalo con tu asesor fiscal, y no lo hagas si hay una inspección o un litigio abiertos.
¿Cuánto tiempo guardar los albaranes y presupuestos?
No hay un plazo propio para ellos, pero si son justificantes o correspondencia de tu negocio, el Código de Comercio (art. 30) pide conservarlos 6 años. Si respaldan facturas, el plazo mínimo es el de la LGT (4 años, art. 66). Un presupuesto que no llegó a ser un contrato no tiene un plazo expreso: conserva solo mientras sea necesario (art. 5.1.e RGPD) y después destrúyelo con seguridad si lleva datos personales.
¿Es verdad que hay que guardar documentos 10 años por el Código Penal?
No consta como plazo general de conservación documental. Lo que sí está verificado son plazos concretos de 10 años en dos casos: la documentación de bases imponibles negativas y deducciones pendientes (LGT, art. 66 bis.2) y la de prevención de blanqueo para sujetos obligados (Ley 10/2010, art. 25). Fuera de esos supuestos no conviene hablar de «10 años para todo»: mira la tabla de plazos.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.