Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 9 fuentes oficiales enlazadas
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas? No existe una norma que fije un plazo expreso solo para las nóminas. Como referencia prudente se suele tomar el mayor entre 4 años (prescripción tributaria y de Seguridad Social: LGT art. 66 y LGSS art. 24) y 6 años (Código de Comercio, art. 30, si forman parte de la documentación del negocio). Es una referencia deducida, no una obligación literal, y depende de cada caso: ante la duda, consúltalo con tu asesoría.
Plazos aplicables
| Documento | Plazo | Detalle | Norma y fuente | Tipo |
|---|---|---|---|---|
| Nóminas y contratos de trabajo | Referencia prudente: 4 a 6 años | No hay un plazo expreso para estos documentos. Se toma como referencia el mayor entre los 4 años de Seguridad Social/tributario y los 6 del Código de Comercio si forman parte de la documentación del negocio. Las acciones derivadas del contrato prescriben al año de su terminación. | LGSS, art. 24; LGT, art. 66; CCom, art. 30; ET, art. 59.1 LGSS · LGT · Código de Comercio · Estatuto de los Trabajadores | Referencia prudente |
| Registro de jornada | 4 años | A disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores | Plazo oficial |
| Cotizaciones a la Seguridad Social (TC) y justificantes | 4 años | Es el plazo de prescripción de las deudas por cuotas y sanciones; la ley no impone un archivo expreso con ese número. | LGSS, art. 24 LGSS | Prescripción (referencia) |
| Documentación de prevención de riesgos laborales | Sin plazo fijado en años | Debe estar a disposición de la autoridad laboral. Como referencia, las infracciones en prevención prescriben a 1, 3 o 5 años según su gravedad. | Ley 31/1995, art. 23; LISOS, art. 4 Ley 31/1995 · LISOS | Referencia prudente |
| Currículums de candidatos no contratados | No hay plazo general | Al terminar el proceso sin contratar desaparece la base para tratarlos. Solo se conservan con consentimiento (por ejemplo, bolsa de empleo) o con un interés legítimo acreditado; si no, hay que destruirlos. | Criterio de la AEPD (relaciones laborales); LOPDGDD, art. 32 AEPD relaciones laborales · LOPDGDD | Referencia prudente |
Son plazos mínimos o de referencia. Cuando a un mismo documento le aplican varios, prevalece el más largo, y no se destruye nada si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta. Consulta la tabla completa de plazos de conservación.
Qué hacer cuando vence el plazo
Comprueba que no hay nada abierto
Inspección, litigio o reclamación: si lo hay, espera a que termine.
Bloquea los datos hasta que prescriban las responsabilidades
Art. 32 LOPDGDD: se reservan sin usarlos.
Destruye de forma certificada
Con contrato de encargado (art. 28 RGPD) y certificado de cada servicio.
Para destruir documentos vencidos, calcula tu precio o pide presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que guardar los contratos de trabajo?
No hay un plazo expreso en la ley para los contratos laborales. Como referencia prudente se usa el mayor entre 4 años (LGSS art. 24, LGT art. 66) y 6 años (Código de Comercio, art. 30), teniendo en cuenta que las acciones derivadas del contrato prescriben al año de su terminación (Estatuto de los Trabajadores, art. 59.1). Es un criterio deducido, que depende del caso; en situaciones dudosas, pregunta a un profesional laboral.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la Seguridad Social (TC1, TC2)?
No hemos hallado una norma que fije un plazo expreso de archivo para los boletines de cotización. Como referencia prudente se toman 4 años, que es la prescripción de las deudas por cuotas y sanciones de Seguridad Social (LGSS, art. 24), y 6 años si forman parte de la documentación del negocio (Código de Comercio, art. 30). Es una referencia deducida, no una obligación literal.
¿Cuánto tiempo guardar las vidas laborales y finiquitos?
No hay un plazo expreso para estos documentos. Como referencia prudente, ten en cuenta que las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación (Estatuto de los Trabajadores, art. 59.1) y que las cuestiones de Seguridad Social prescriben a los 4 años (LGSS, art. 24). Si eres trabajador, un finiquito o una vida laboral te pueden servir de prueba, así que guárdalos más tiempo que menos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de prevención de riesgos laborales?
La Ley 31/1995 (art. 23) exige elaborar y conservar esta documentación a disposición de la autoridad laboral, pero no fija un número de años. Como referencia prudente se usa la prescripción de las infracciones de la LISOS (art. 4.3): 1 año las leves, 3 las graves y 5 las muy graves. Otras normas específicas podrían exigir plazos mayores y no los hemos verificado, así que confirma tu caso con tu servicio de prevención.
¿Cuánto tiempo guardar los currículums de candidatos no seleccionados?
No hay un plazo general fijado por la AEPD. El criterio es que, al terminar el proceso sin contratar, desaparece la base para tratar esos datos: solo puedes conservarlos si el candidato lo consiente (bolsa de empleo) o hay un interés legítimo acreditado; si no, hay que destruirlos. Un código tipo sectorial fija 1 año, pero no es una regla general. Es un criterio orientativo, así que consulta tu caso concreto.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.