Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 2 fuentes oficiales enlazadas
El certificado de destrucción es el documento que acredita qué se destruyó, cuándo, cómo y quién lo hizo. La ley no impone un modelo, pero un buen certificado incluye identificación de las partes, fecha y lugar, cantidad, método y nivel de destrucción, trazabilidad, declaración de no conservación de copias y firma.
Qué es el certificado de destrucción
Es el documento que emite la empresa de destrucción para acreditar que ha destruido el material que le entregaste. Ni el RGPD ni la LOPDGDD fijan un modelo, pero se deriva de la obligación de suprimir los datos al terminar el servicio (art. 28.3.g RGPD) y de la responsabilidad proactiva (art. 5.2).
Qué debe incluir (contenido recomendado)
No es contenido legal obligatorio: es lo que recomendamos exigir para que el certificado sirva como prueba.
- Identificación del responsable (tú) y del encargado (la empresa de destrucción).
- Fecha y lugar de la recogida y de la destrucción.
- Descripción y cantidad del material: peso, número de contenedores o de soportes.
- Método y nivel de destrucción aplicado (por ejemplo, un nivel de la DIN 66399).
- Trazabilidad de la recogida y el transporte.
- Personal que intervino.
- Declaración de que no se han examinado, copiado ni conservado los documentos ni sus copias.
- Referencia al contrato del art. 28 RGPD.
- Firma del responsable de la empresa de destrucción.
- En soportes digitales: identificación de cada soporte (número de serie) y método.
Modelo orientativo
Así debería verse un certificado completo. Es un modelo genérico para que sepas qué reclamar; no es el certificado oficial de ningún proveedor.
CERTIFICADO DE DESTRUCCIÓN
- Responsable del tratamiento
- [Nombre y CIF de la empresa cliente]
- Encargado del tratamiento
- [Nombre, CIF y domicilio de la empresa de destrucción]
- Recogida
- [Fecha, hora y lugar] · Precinto o contenedor n.º [__]
- Destrucción
- [Fecha y lugar] · Método: [trituración] · Nivel: [DIN 66399 P-__]
- Material destruido
- [Peso o nº de contenedores] de [papel / soportes digitales]
- Declaración
- Se certifica la destrucción completa del material, sin que haya sido examinado, copiado, utilizado ni conservado, conforme al contrato de encargo de tratamiento de fecha [__].
- Firma
- [Nombre y cargo] · [Sello]
El certificado de ByeFile
Con ByeFile recibes un certificado de destrucción por servicio, a partir de las 24 horas posteriores a la retirada y, habitualmente, al día siguiente por correo electrónico. Para saber exactamente qué campos incluye, consúltanoslo.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el certificado de destrucción?
La ley no prescribe un modelo ni obliga expresamente a emitirlo, pero es una buena prueba documental de que cumples el principio de responsabilidad proactiva (art. 5.2 RGPD) y de que el encargado suprimió los datos (art. 28.3.g).
¿Cuánto tiempo debo guardarlo?
La ley no fija un plazo para el certificado. Como criterio prudente, guárdalo al menos mientras puedan exigirte responsabilidades: 2 años las infracciones graves y 3 las muy graves (arts. 73 y 72 LOPDGDD), y, si quieres, junto a tu documentación contable.
¿Cuándo recibo el certificado de ByeFile?
A partir de las 24 horas posteriores a la retirada de la documentación; habitualmente lo recibes al día siguiente por correo electrónico.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.