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¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Como regla general, 4 años: el Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 19.1) remite al plazo de prescripción de la LGT, que es de 4 años (art. 66). Pero si esas facturas forman parte de tu contabilidad, el Código de Comercio (art. 30) pide 6 años desde el último asiento, y la LGT (art. 66 bis.2) llega a 10 años si hay bases imponibles negativas pendientes. Se aplica el plazo más largo que te afecte.
31 preguntas y respuestas
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Como regla general, 4 años: el Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 19.1) remite al plazo de prescripción de la LGT, que es de 4 años (art. 66). Pero si esas facturas forman parte de tu contabilidad, el Código de Comercio (art. 30) pide 6 años desde el último asiento, y la LGT (art. 66 bis.2) llega a 10 años si hay bases imponibles negativas pendientes. Se aplica el plazo más largo que te afecte.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?
No existe una norma que fije un plazo expreso solo para las nóminas. Como referencia prudente se suele tomar el mayor entre 4 años (prescripción tributaria y de Seguridad Social: LGT art. 66 y LGSS art. 24) y 6 años (Código de Comercio, art. 30, si forman parte de la documentación del negocio). Es una referencia deducida, no una obligación literal, y depende de cada caso: ante la duda, consúltalo con tu asesoría.
¿Cuántos años hay que guardar los contratos de trabajo?
No hay un plazo expreso en la ley para los contratos laborales. Como referencia prudente se usa el mayor entre 4 años (LGSS art. 24, LGT art. 66) y 6 años (Código de Comercio, art. 30), teniendo en cuenta que las acciones derivadas del contrato prescriben al año de su terminación (Estatuto de los Trabajadores, art. 59.1). Es un criterio deducido, que depende del caso; en situaciones dudosas, pregunta a un profesional laboral.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de una empresa?
Depende del tipo de documento, no hay un plazo único. La contabilidad y la documentación del negocio, 6 años (Código de Comercio, art. 30); las facturas, el plazo de la LGT (4 años, ampliable a 10 con bases imponibles negativas); el registro de jornada, 4 años; blanqueo, 10 años; videovigilancia, 1 mes. Cuando varios plazos afectan al mismo papel, manda el más largo. Tienes la tabla completa en nuestra guía.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de un autónomo?
Para facturas y justificantes fiscales, 4 años, que es el plazo de prescripción de la LGT (art. 66) al que remite el Reglamento de facturación (art. 19). Si además llevas contabilidad como empresario, el Código de Comercio (art. 30) fija 6 años desde el último asiento, y la LGT (art. 66 bis.2) llega a 10 años con bases imponibles negativas. Ante la duda, quédate con el plazo más largo que te afecte.
¿Cuánto tiempo debo conservar la declaración de la renta y sus justificantes?
Como referencia, 4 años, porque es lo que tarda en prescribir el derecho de la Administración a liquidar y exigir el pago (LGT, art. 66), y la LGT (art. 70.1) vincula la conservación de las obligaciones formales a que no haya prescrito el derecho a determinar la deuda. Los justificantes de deducciones o de bases negativas pendientes pueden requerir más tiempo (hasta 10 años, art. 66 bis.2). Nuestra ficha no recoge un plazo específico para la renta: es una referencia, no una cifra literal.
¿Cuánto tiempo guardar las facturas si soy particular?
No hay un plazo único para particulares: depende de para qué las necesites. Si justifican una deducción o una compra declarada, la referencia es el plazo de prescripción de la LGT (4 años, art. 66). Si solo pueden servir para reclamar algo, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2). Es una referencia prudente, y la garantía de un producto puede obligarte a guardarlas más.
¿Hay que guardar la documentación 4 o 6 años?
Las dos cifras son correctas, pero valen para cosas distintas. Los 4 años son la prescripción tributaria (LGT, art. 66), a la que remite el Reglamento de facturación. Los 6 años son los del Código de Comercio (art. 30) para libros, correspondencia y justificantes del negocio, y cuentan desde el último asiento. Si eres empresario, lo prudente es aplicar el más largo, y en algunos casos llega a 10 años.
¿Es verdad que hay que guardar documentos 10 años por el Código Penal?
No consta como plazo general de conservación documental. Lo que sí está verificado son plazos concretos de 10 años en dos casos: la documentación de bases imponibles negativas y deducciones pendientes (LGT, art. 66 bis.2) y la de prevención de blanqueo para sujetos obligados (Ley 10/2010, art. 25). Fuera de esos supuestos no conviene hablar de «10 años para todo»: mira la tabla de plazos.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de conservación de una factura?
Depende de qué plazo mires, y no cuenta igual para todos. Los 4 años de la LGT parten, en general, de fechas distintas según la obligación (fin del plazo de declaración, devengo o registro). Los 6 años del Código de Comercio (art. 30) cuentan desde el último asiento en los libros, no desde la fecha de cada factura. En el caso de bases negativas, los 10 años empiezan al terminar el plazo de presentación (LGT, art. 66 bis.2).
¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?
Seis años desde el último asiento en los libros, según el Código de Comercio (art. 30.1), salvo disposición especial. Afecta también a la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio. Cerrar la actividad no te libera: la obligación la hereda tu heredero y, si la empresa se disuelve, la asumen los liquidadores (art. 30.2). Si hay bases negativas pendientes, la LGT puede alargarlo a 10 años.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las escrituras y los documentos de propiedad de una vivienda?
No hay un plazo de destrucción verificado para las escrituras, y lo prudente es no destruirlas nunca mientras seas propietario, porque acreditan tu título. Tu copia no es el original; el régimen de los protocolos notariales no lo hemos verificado, así que consúltalo con tu notario. Para justificantes asociados (compra, impuestos, reformas), la referencia es la prescripción de la LGT (4 años) o la civil (5 años, Código Civil art. 1964.2), según el caso.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica?
A nivel estatal, como mínimo 5 años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002, art. 17.1), y más tiempo si lo exigen fines judiciales, epidemiológicos, de investigación u organizativos. Cada comunidad puede ampliarlo: en Cataluña, la Ley 21/2000 (art. 12) fija 15 años para consentimientos informados, informes de alta o quirúrgicos y otros documentos. Los datos de nacimiento y filiación no se destruyen.
¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los informes médicos?
Como mínimo 5 años desde el alta de cada proceso asistencial, según la Ley 41/2002 (art. 17.1), aunque pueden conservarlos más por razones judiciales, epidemiológicas o de investigación. La normativa autonómica puede ampliar ese mínimo: en Cataluña, algunos informes (alta, quirúrgicos, de parto) se guardan 15 años (Ley 21/2000, art. 12). En otras comunidades hay normas propias que no hemos podido verificar.
¿Cuánto tiempo guardar los currículums de candidatos no seleccionados?
No hay un plazo general fijado por la AEPD. El criterio es que, al terminar el proceso sin contratar, desaparece la base para tratar esos datos: solo puedes conservarlos si el candidato lo consiente (bolsa de empleo) o hay un interés legítimo acreditado; si no, hay que destruirlos. Un código tipo sectorial fija 1 año, pero no es una regla general. Es un criterio orientativo, así que consulta tu caso concreto.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de prevención de riesgos laborales?
La Ley 31/1995 (art. 23) exige elaborar y conservar esta documentación a disposición de la autoridad laboral, pero no fija un número de años. Como referencia prudente se usa la prescripción de las infracciones de la LISOS (art. 4.3): 1 año las leves, 3 las graves y 5 las muy graves. Otras normas específicas podrían exigir plazos mayores y no los hemos verificado, así que confirma tu caso con tu servicio de prevención.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la Seguridad Social (TC1, TC2)?
No hemos hallado una norma que fije un plazo expreso de archivo para los boletines de cotización. Como referencia prudente se toman 4 años, que es la prescripción de las deudas por cuotas y sanciones de Seguridad Social (LGSS, art. 24), y 6 años si forman parte de la documentación del negocio (Código de Comercio, art. 30). Es una referencia deducida, no una obligación literal.
¿Cuánto tiempo guardar las vidas laborales y finiquitos?
No hay un plazo expreso para estos documentos. Como referencia prudente, ten en cuenta que las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación (Estatuto de los Trabajadores, art. 59.1) y que las cuestiones de Seguridad Social prescriben a los 4 años (LGSS, art. 24). Si eres trabajador, un finiquito o una vida laboral te pueden servir de prueba, así que guárdalos más tiempo que menos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las grabaciones de videovigilancia?
Como máximo 1 mes desde su captación: la LOPDGDD (art. 22.3) obliga a suprimirlas en ese plazo. La única excepción es que deban conservarse para acreditar actos contra personas, bienes o instalaciones; en ese caso se ponen a disposición de la autoridad en 72 horas. A estas grabaciones no se les aplica el bloqueo del art. 32, así que pasado el mes toca borrarlas.
¿Cuánto tiempo guardar los albaranes y presupuestos?
No hay un plazo propio para ellos, pero si son justificantes o correspondencia de tu negocio, el Código de Comercio (art. 30) pide conservarlos 6 años. Si respaldan facturas, el plazo mínimo es el de la LGT (4 años, art. 66). Un presupuesto que no llegó a ser un contrato no tiene un plazo expreso: conserva solo mientras sea necesario (art. 5.1.e RGPD) y después destrúyelo con seguridad si lleva datos personales.
¿Cuánto tiempo conservar las actas de comunidad de propietarios?
No podemos darte un plazo verificado: nuestra ficha legal no recoge una norma específica para las actas de comunidad. Lo prudente es que no las destruyas por tu cuenta, porque acreditan acuerdos y pueden hacer falta años después, y que consultes con el administrador de fincas. Si necesitas una referencia general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2).
¿Cuánto tiempo hay que guardar los recibos de la comunidad?
No hay un plazo específico verificado para los recibos de comunidad. Como referencia prudente, sirve la prescripción de las acciones personales sin plazo especial, que es de 5 años desde que pueda exigirse el cumplimiento (Código Civil, art. 1964.2). Los recibos son tu prueba de pago, así que guárdalos al menos ese tiempo y, si tienes dudas, pregunta a tu administrador de fincas.
¿Cuánto tiempo guardar los contratos de alquiler una vez terminados?
Como referencia prudente, 5 años desde que pudo exigirse la obligación (por ejemplo, tras el fin del contrato), porque las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2). Si el alquiler tiene efectos fiscales, también cuenta la prescripción tributaria (4 años, LGT art. 66). Es una referencia deducida, no una obligación literal, y un litigio abierto alarga lo que haga falta.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los extractos bancarios?
No hay un plazo propio para los extractos: depende de lo que justifiquen. Si respaldan operaciones fiscales o contables, rige el plazo de la LGT (4 años, art. 66) o el del Código de Comercio (6 años desde el último asiento, art. 30) si eres empresario. Para un particular, 4 años es una referencia prudente. Pasado el plazo, destrúyelos de forma que no se pueda recuperar la información.
¿Cuánto tiempo guardar las facturas de inmovilizado?
Se rigen por el mismo plazo que el resto de facturas: el de la LGT (4 años, art. 66), al que remite el Reglamento de facturación (art. 19), y 6 años si son parte de tu contabilidad (Código de Comercio, art. 30). Ojo: si la información de un periodo ya prescrito influye en ejercicios posteriores, la LGT (art. 70.3) mantiene la obligación mientras prescriba el derecho a determinar esas deudas.
¿Cuánto tiempo guardar los expedientes de alumnos en un colegio?
No podemos darte un plazo verificado: la normativa educativa, que suele ser autonómica, no está en nuestra ficha legal. Lo que sí sabemos es la regla general: los datos no se guardan más tiempo del necesario (RGPD, art. 5.1.e) y, al suprimirlos, se bloquean durante la prescripción de posibles responsabilidades y luego se destruyen (LOPDGDD, art. 32). Consulta a tu administración educativa.
¿Cuánto tiempo guardar los documentos de un cliente de abogado o procurador?
El Estatuto General de la Abogacía (RD 135/2021) no fija un plazo de archivo en el texto que hemos revisado: solo impide retener la documentación del cliente, aunque puedes conservar copia (art. 48.7). Como referencia: 10 años si el despacho es sujeto obligado de blanqueo (Ley 10/2010, art. 25), o 5 años por prescripción civil (Código Civil, art. 1964.2). Un plazo colegial de 5 años no consta verificado.
¿Cuánto tiempo guardar los registros de huéspedes de un hotel?
No podemos darte una cifra verificada: la normativa específica de registro de viajeros no está en nuestra ficha legal. La regla general sí la conocemos: no conservar datos más tiempo del necesario (RGPD, art. 5.1.e) y destruirlos cuando termine el plazo, tras el bloqueo del art. 32 de la LOPDGDD. Para fijar el plazo concreto, consulta la normativa sectorial aplicable a tu establecimiento o a tu asesor.
¿Cuánto tiempo guardar los tickets de compra para garantías?
Mientras dure la garantía del producto y cualquier reclamación posible, aunque no hemos verificado la duración legal de la garantía, así que no te damos una cifra. Si el ticket justifica una deducción o un gasto de empresa, aplican los plazos fiscales (4 años, LGT art. 66) o contables (6 años, Código de Comercio art. 30). Después, destruye los que tengan datos personales.
¿Puedo destruir las facturas en papel si las he digitalizado?
No podemos darte un sí general: depende de cómo las hayas digitalizado. El Reglamento de facturación (art. 19) te obliga a conservar las facturas durante el plazo de la LGT, pero los requisitos para que la copia digital sustituya al papel no los hemos verificado. Antes de destruir los originales, confírmalo con tu asesor fiscal, y no lo hagas si hay una inspección o un litigio abiertos.
¿Qué plazo de conservación aplica si hay una inspección o litigio abierto?
Mientras haya una inspección o un litigio abierto, no destruyas la documentación afectada, aunque el plazo general haya pasado. La interrupción de la prescripción (LGT, art. 68) puede alargar los plazos, y el bloqueo de datos (LOPDGDD, art. 32) mantiene la información a disposición de jueces, tribunales y autoridades mientras puedan exigirse responsabilidades. Cuando el asunto se cierre, se retoma el cómputo.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.