Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 4 fuentes oficiales enlazadas
¿Qué es la destrucción confidencial de documentos? La destrucción confidencial de documentos es la eliminación física e irreversible de papel o soportes con información sensible, de modo que nadie pueda leerla ni reconstruirla. Se aplica a contratos, facturas, nóminas, historias clínicas o cualquier documento con datos personales o empresariales. Cuando la hace un tercero, lo habitual es que entregue un certificado que acredite el proceso.
15 preguntas y respuestas
¿Qué es la destrucción confidencial de documentos?
La destrucción confidencial de documentos es la eliminación física e irreversible de papel o soportes con información sensible, de modo que nadie pueda leerla ni reconstruirla. Se aplica a contratos, facturas, nóminas, historias clínicas o cualquier documento con datos personales o empresariales. Cuando la hace un tercero, lo habitual es que entregue un certificado que acredite el proceso.
¿Qué se considera documento confidencial en una empresa?
Es documento confidencial cualquier papel o soporte cuya divulgación pueda perjudicar a tu empresa, a tus clientes o a las personas cuyos datos contiene. Entran contratos, nóminas, currículums, facturas con datos de clientes o expedientes. La ley no da una lista cerrada, pero el RGPD exige proteger los datos personales con la seguridad adecuada (art. 5.1.f).
¿Qué es un dato de carácter personal según el RGPD?
Un dato personal es cualquier información sobre una persona física identificada o identificable, como su nombre, DNI, dirección, teléfono o datos de salud. El RGPD protege estos datos y exige tratarlos con seguridad y conservarlos solo el tiempo necesario (art. 5.1.e y 5.1.f). Un papel con esos datos, aunque parezca inofensivo, debe destruirse con garantías cuando ya no haga falta.
¿Qué es la destrucción certificada de documentos?
La destrucción certificada es un servicio en el que una empresa especializada recoge, transporta y destruye tus documentos confidenciales y te entrega un certificado que acredita el proceso. No es un requisito legal en sí, pero te da una prueba documental. En ByeFile la destrucción se hace conforme a la UNE-EN 15713 y el certificado sigue los niveles de la DIN 66399.
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
Un certificado de destrucción es el documento que acredita que unos documentos o soportes se han destruido, cuándo y cómo. La ley no prescribe un modelo, pero te ayuda a demostrar tu cumplimiento (art. 5.2 del RGPD). En ByeFile lo recibes a partir de 24 horas tras la retirada, normalmente al día siguiente por correo electrónico. Conserva ese archivo.
¿Qué es la norma UNE-EN 15713?
La UNE-EN 15713 es una norma de buenas prácticas para la destrucción segura de material confidencial y sensible; la edición vigente es la UNE-EN 15713:2024. Cubre la gestión y el control de la destrucción física, incluida la trazabilidad desde la recogida. No es obligatoria por ley, y una cosa es la norma y otra la certificación que concede una entidad de certificación.
¿Qué cambió en la UNE-EN 15713:2024 respecto a la de 2010?
Según la ficha de UNE, la edición de 2024 sustituye a la de 2010, que quedó anulada el 10 de abril de 2024 (confírmalo en une.org). Los cambios técnicos concretos están en el texto de la norma, que es de pago, y aquí no los detallamos para no inventar nada. Si lo necesitas para una auditoría, consulta la norma en UNE o pregunta a tu proveedor si ya trabaja con la edición vigente.
¿Qué es la norma DIN 66399?
La DIN 66399 es la norma alemana que clasifica la destrucción de soportes de datos por niveles de seguridad y tipos de soporte; se adoptó internacionalmente como ISO/IEC 21964. Sirve para especificar cuánto debe fragmentarse un soporte. El RGPD no impone un nivel concreto: lo eliges según el riesgo de tus datos. ByeFile emite certificados que siguen estos niveles.
¿Qué significan los niveles de seguridad P-1 a P-7 de la DIN 66399?
Son niveles de seguridad crecientes para el papel: la P indica el tipo de soporte y el número, de 1 a 7, la exigencia. Cuanto más alto, más pequeño queda el fragmento y más difícil es reconstruir el documento. No damos medidas en milímetros porque no las hemos contrastado con el texto de la norma. El RGPD no fija qué nivel usar: depende del riesgo (art. 32).
¿Qué significan las categorías H, T, F y O de la DIN 66399?
Las letras indican el tipo de soporte: P para papel, F para película y formatos reducidos, O para ópticos como CD y DVD, T para magnéticos como las cintas, H para discos duros y E para soportes electrónicos. Esta clasificación procede de información de fabricantes y no la hemos contrastado con el texto de la norma, así que si la necesitas en un contrato, confírmala con tu proveedor.
¿Qué diferencia hay entre borrar, formatear y destruir un disco duro?
Borrar o formatear actúa sobre los datos y deja el soporte intacto, mientras que destruir inutiliza físicamente el soporte. Para un soporte que se reutiliza, el ENS (aplicable al sector público) pide un borrado seguro que no permita recuperar la información y, si no es posible, no reutilizarlo. La UNE-EN 15713 trata la destrucción física y deja fuera el borrado. ByeFile destruye papel, CD, DVD y pendrives.
¿Qué es el borrado seguro de datos?
El borrado seguro es el procedimiento que elimina los datos de un soporte digital de forma que no puedan recuperarse, lo que permite reutilizarlo. El ENS lo exige para soportes que se reutilicen o se entreguen a otra organización (medida mp.si.5) y, si no es posible, el soporte no debe reutilizarse. Métodos como sobrescribir o borrar claves de cifrado quedan fuera de la UNE-EN 15713, centrada en la destrucción física.
¿Qué es una cadena de custodia en la destrucción de documentos?
La cadena de custodia es el registro y control del material en cada fase, desde que se recoge hasta que se destruye, para poder demostrar qué ha pasado con él. La UNE-EN 15713 lo recoge como trazabilidad. En ByeFile los documentos viajan en contenedores metálicos con cerradura y vehículos cerrados con GPS, y el proceso en planta se graba con cámaras.
¿Qué es un gestor de residuos autorizado?
Un gestor de residuos autorizado es la empresa o entidad con autorización para tratar residuos, a quien debes entregar los tuyos si no los tratas tú. La Ley 7/2022 (art. 20.1) obliga al poseedor a asegurar su tratamiento adecuado y a acreditarlo documentalmente. El papel triturado confidencial es un residuo no peligroso que debe ir a un gestor autorizado para su reciclaje.
¿Qué es la desmagnetización de discos duros (degausser)?
La desmagnetización es un método de borrado, no de destrucción física, pensado para soportes magnéticos. La UNE-EN 15713 lo deja fuera de su alcance, junto con la sobrescritura. No tenemos verificados aquí sus requisitos técnicos, así que si piensas usarlo con discos o cintas, pide asesoramiento a un especialista y comprueba que el resultado se pueda acreditar.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.