Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 8 fuentes oficiales enlazadas
Hoteles y alojamientos turísticos: Un hotel o alojamiento turístico recoge datos personales de muchos huéspedes al año: fichas de registro, copias de documentos de identidad, reservas, comprobantes de pago y reclamaciones. A eso suma la documentación de la plantilla y la contabilidad. Parte se acumula en recepción o administración, a la vista de mucha gente, y debe destruirse bien cuando ya no sea necesaria.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Fichas de registro de huéspedes | Su plazo depende de la normativa de registro de viajeros: confírmalo antes de destruir. |
| Copias de DNI y pasaportes | Destrúyelas cuando dejes de necesitarlas. |
| Reservas y listados de llegadas | Tienen nombres, fechas y contactos de personas. |
| Comprobantes de pago y de TPV | Pueden incluir datos de pago y deben destruirse bien. |
| Facturas y justificantes contables | Siguen los plazos contables y tributarios. |
| Nóminas y contratos de la plantilla | No hay plazo único expreso; usa una referencia prudente. |
| Currículums de candidatos | Muy habituales en temporada; destrúyelos si no hay contratación. |
| Partes de incidencias y reclamaciones | Pueden incluir datos personales de huéspedes y personal. |
Qué obligaciones te afectan
- Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario y deben tratarse con seguridad adecuada, incluida la protección frente a pérdida o tratamiento no autorizado (art. 5.1.e y 5.1.f). (RGPD)
- Las imágenes de videovigilancia se suprimen en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que deban conservarse para acreditar actos contra personas, bienes o instalaciones (art. 22.3). (LOPDGDD · AEPD videovigilancia)
- Los libros y justificantes del negocio se conservan 6 años desde el último asiento, y las obligaciones tributarias prescriben a los 4 años. (Código de Comercio · LGT)
- El registro de jornada de la plantilla se conserva 4 años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección. (Estatuto de los Trabajadores)
- Si hay una brecha de seguridad con riesgo, hay que notificarla a la AEPD sin dilación indebida y, si es posible, en 72 horas desde que se tuvo constancia. (RGPD · AEPD guía de brechas)
- La AEPD multó con 3.000 € a una empresa por dejar documentación de clientes junto a un contenedor de basura. (AEPD PS/00464/2020)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia y justificantes contables | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo oficial |
| Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
| Imágenes de videovigilancia | Máximo 1 mes | LOPDGDD, art. 22.3 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
| Currículums de candidatos no contratados | Sin plazo general fijado; al terminar el proceso, destruir salvo consentimiento o interés legítimo acreditado | Criterio de la AEPD en relaciones laborales | Referencia prudente |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Los hoteles reciben datos de muchas personas y reservas con datos de pago, así que una caja de papeles en un contenedor es un riesgo serio. La AEPD multó con 3.000 € a una empresa de almacenaje y transporte por dejar documentación de clientes junto a un contenedor de basura. Si hay una brecha con riesgo, debes notificarla en 72 horas.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile recoge en tu hotel la documentación que ya no necesitas y te entrega un certificado. Si tu actividad cambia a lo largo del año, el contrato BF 599 incluye recogida mensual y 4 recogidas extra sin cargo, y Easy box+ una recogida al año con recogidas adicionales a demanda a 35 € + IVA 10 %. También destruimos CD, DVD y pendrives. Consulta antes la cobertura en tu zona.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las fichas de registro de huéspedes?
Depende de la normativa de registro de viajeros aplicable a tu alojamiento, y no la damos por verificada aquí. Antes de destruir fichas de huéspedes, confírmalo con tu asesor. Cuando el plazo haya pasado y los datos ya no sean necesarios, deben suprimirse (RGPD, art. 5.1.e), pasando antes por el bloqueo que prevé la LOPDGDD.
¿Cuánto tiempo puedo guardar las grabaciones de las cámaras?
Como máximo un mes desde su captación, según el art. 22.3 de la LOPDGDD, salvo que debas conservarlas para acreditar actos contra personas, bienes o instalaciones; en ese caso se ponen a disposición de la autoridad en 72 horas. Esto afecta a las grabaciones del sistema; ByeFile se ocupa de papel, CD, DVD y pendrives.
¿Cuándo destruyo las nóminas y los contratos de la plantilla?
No existe un plazo único fijado expresamente; la referencia prudente es el mayor entre 4 años (Seguridad Social y Hacienda) y 6 años (Código de Comercio). Las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación. Confirma el plazo concreto con tu asesor laboral antes de entregar nada a destruir.
¿Cómo acredito que los documentos se destruyeron?
Con el certificado de destrucción, que ByeFile entrega a partir de 24 horas tras la retirada, normalmente al día siguiente por correo electrónico. Guárdalo: el RGPD pide poder demostrar que cumples. Ni el RGPD ni la LOPDGDD fijan un modelo de certificado, pero te sirve como prueba ante una inspección o una reclamación.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.