Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 5 fuentes oficiales enlazadas
Gestorías y asesorías: Una gestoría o asesoría maneja los datos de muchos clientes a la vez: declaraciones, nóminas, contratos, DNI, libros contables y facturas. Normalmente actúa como encargada del tratamiento, así que no decide por su cuenta qué se destruye ni cuándo. Un descuido se multiplica, porque afecta a todas las personas y empresas cuya documentación custodia.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Declaraciones y documentación fiscal de clientes | Siguen los plazos tributarios y deben destruirse al terminar. |
| Nóminas y TC de clientes | Contienen datos personales y bancarios de trabajadores ajenos. |
| Contratos laborales | No hay plazo único expreso: revisa el criterio con el cliente. |
| Libros contables y facturas | Aplican 6 años de contabilidad y 4 de plazo tributario. |
| Copias de DNI y poderes | Destrúyelas en cuanto dejes de necesitarlas. |
| Altas, bajas y documentación de Seguridad Social | La prescripción de deudas y sanciones es de 4 años. |
| Copias de escrituras y documentos societarios | Devuelve o destruye según lo que indique el cliente. |
| Borradores y papeles de trabajo | Incluyen cifras y datos personales de clientes. |
| CD, DVD y pendrives con copias de seguridad | Destrúyelos cuando ya no sean necesarios. |
Qué obligaciones te afectan
- Al terminar el servicio, el encargado suprime o devuelve todos los datos a elección del responsable y suprime las copias, salvo que una norma obligue a conservarlos (art. 28.3.g). (RGPD)
- El encargado trata los datos solo con instrucciones documentadas del responsable y aplica las medidas de seguridad del art. 32. (RGPD)
- Libros, correspondencia y justificantes se conservan 6 años desde el último asiento; el plazo tributario general es de 4 años, y 10 si hay bases imponibles negativas o deducciones pendientes. (Código de Comercio · LGT)
- Las deudas por cuotas y sanciones de Seguridad Social prescriben a los 4 años. Es un plazo de prescripción, no una obligación expresa de archivo. (LGSS)
- Antes de destruir se bloquean los datos durante la prescripción de responsabilidades; después se destruyen (art. 32.2). (LOPDGDD)
- No adoptar las medidas de seguridad apropiadas es una infracción grave a efectos de prescripción (art. 73 LOPDGDD) y puede multarse con hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio anual (art. 83.4 RGPD). (LOPDGDD · RGPD)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia y justificantes contables | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo oficial |
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | 10 años | Ley General Tributaria, art. 66 bis.2 | Plazo oficial |
| Deudas y sanciones de Seguridad Social (prescripción) | 4 años | LGSS, art. 24 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
| Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Tu gestoría custodia documentación ajena, y una brecha puede afectar a muchos clientes a la vez. No adoptar medidas de seguridad apropiadas es una infracción grave a efectos de prescripción (art. 73 LOPDGDD, 2 años) y puede multarse con hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación (art. 83.4 RGPD). Los casos reales de la AEPD con papel en contenedores van de 600 a 10.000 €.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile se adapta al ritmo de una gestoría: contratos con recogida mensual o anual y contenedor instalado en tu oficina, sin quitar grapas ni clasificar. Con BF 599 tienes recogida mensual y 4 recogidas extra sin cargo, útil para los cierres de cada periodo. Recibes un certificado de destrucción que puedes guardar como prueba ante tus clientes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir la documentación de un cliente cuando termina el servicio?
Depende de lo que decida el cliente. Según el RGPD (art. 28.3.g), al terminar el servicio el encargado suprime o devuelve todos los datos a elección del responsable y suprime las copias, salvo que una norma obligue a conservarlos. Por eso conviene tener instrucciones documentadas del cliente antes de destruir nada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación contable y fiscal?
Como referencia, 6 años para libros y justificantes contables (Código de Comercio, art. 30) y 4 años para las obligaciones tributarias (LGT, art. 66). Con bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, 10 años. Cuando hay varios plazos para un mismo documento, se aplica el más largo.
¿Y las nóminas y los contratos de trabajo?
No existe un plazo único fijado expresamente; la referencia prudente es el mayor entre 4 años (Seguridad Social y Hacienda) y 6 años (Código de Comercio). Las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación. Antes de destruir, confírmalo con tu asesor laboral o jurídico.
¿Debo tener contrato con la empresa que destruye los documentos?
Sí. Si la empresa de destrucción trata datos personales por tu cuenta, el RGPD (art. 28.3) exige un contrato con un contenido mínimo: instrucciones documentadas, confidencialidad, medidas de seguridad, condiciones de subencargo, supresión de los datos al terminar y posibilidad de auditoría. Pide ese contrato y guarda cada certificado de destrucción.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.