Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 5 fuentes oficiales enlazadas
Despachos de abogados: Un despacho guarda información que los clientes han confiado bajo secreto profesional: expedientes, escritos, pruebas, contratos y documentos de identidad. Al terminar un asunto, muchos papeles siguen acumulándose por miedo a tirarlos. Conviene tener un criterio claro: qué se guarda y cuánto tiempo, y cómo se destruye lo demás de forma segura y demostrable.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Expedientes de clientes | Contienen datos personales y asuntos confidenciales; se destruyen al cumplirse el plazo que hayas fijado. |
| Copias de escrituras y contratos | Destruye las copias que ya no necesites y devuelve los originales al cliente. |
| Escritos, borradores y notas | Los borradores también pueden contener datos de clientes. |
| Documentación aportada por clientes | No puedes retenerla; puedes conservar copia. |
| Documentación de diligencia debida | Si eres sujeto obligado de blanqueo, se conserva 10 años. |
| Correspondencia con clientes y terceros | Revisa su plazo antes de destruirla. |
| Minutas, facturas y contabilidad | Siguen los plazos contables y tributarios. |
| CD, DVD y pendrives con pruebas | Destrúyelos cuando el asunto y los plazos hayan terminado. |
Qué obligaciones te afectan
- El Estatuto General de la Abogacía (art. 48.7) no permite retener la documentación del cliente, aunque sí conservar copia. (RD 135/2021)
- En el texto consolidado que hemos revisado no hay un plazo expreso de archivo de expedientes; el plazo prudente se deduce de otras normas. Consúltalo con tu colegio. (RD 135/2021)
- Si tu despacho es sujeto obligado, debes conservar la documentación de diligencia debida y los registros 10 años; tras 5 años el acceso se restringe a control interno y defensa legal. (Ley 10/2010)
- Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años desde que pueden exigirse, una referencia útil para saber hasta cuándo puede reclamarse. (Código Civil)
- Antes de destruir se bloquean los datos durante el plazo de prescripción de responsabilidades; después deben destruirse (art. 32.2). (LOPDGDD)
- Si una empresa externa destruye tus documentos, necesitas un contrato de encargado del tratamiento con las medidas de seguridad y la supresión de los datos al terminar. (RGPD)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Documentación de diligencia debida y registros (sujetos obligados) | 10 años | Ley 10/2010, art. 25.1 | Plazo oficial |
| Expedientes de clientes | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 5 años (prescripción civil) y 10 años si eres sujeto obligado | Código Civil art. 1964.2; Ley 10/2010 art. 25.1; RD 135/2021 art. 48.7 | Referencia prudente |
| Reclamaciones personales sin plazo especial | 5 años | Código Civil, art. 1964.2 | Plazo oficial |
| Libros y justificantes contables del despacho | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo oficial |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Abandonar o tirar un expediente sin destruirlo puede ser una brecha de datos y dañar la confianza de tus clientes. La AEPD sancionó con 3.000 € a una empresa por dejar documentación de clientes junto a un contenedor, y con 600 € a un club por una caja de fichas hallada en un contenedor. Un despacho tiene aún más que perder: su reputación.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile recoge en tu despacho las cajas de expedientes ya cumplidos, sin que tengas que quitar grapas ni clasificar. Los contenedores llevan cerradura y el transporte se hace en vehículos cerrados con GPS. Destruimos en planta, con cámaras, y emitimos certificado. Para un volumen continuo, el contrato BF 599 incluye recogida mensual y 4 recogidas extra sin cargo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años debe conservar un abogado los expedientes?
No existe un plazo único fijado expresamente para los expedientes; la referencia prudente es el mayor entre la prescripción civil (5 años) y los 10 años de la ley de blanqueo si tu despacho es sujeto obligado. El Estatuto General de la Abogacía no recoge un plazo de archivo en el texto que hemos revisado. Confírmalo con tu colegio o asesor.
¿Tengo que devolver los originales al cliente antes de destruir?
Sí, lo que sea del cliente. El Estatuto General de la Abogacía (art. 48.7) no permite retener la documentación del cliente, aunque sí conservar copia. Antes de destruir, devuelve lo que corresponda y destruye solo copias o documentos que ya no necesites guardar. Tampoco destruyas nada mientras haya un plazo de conservación vigente.
¿Por qué no destruir un expediente cerrado al día siguiente?
Porque los datos se bloquean primero. El bloqueo consiste en reservarlos, sin usarlos, mientras puedan exigirse responsabilidades; tras ese plazo de prescripción deben destruirse (LOPDGDD, art. 32). Un expediente cerrado se guarda sin tratarlo hasta que prescriban las acciones posibles y entonces se destruye de forma segura.
¿Recibo un certificado para acreditar la destrucción?
Sí. ByeFile emite un certificado de destrucción a partir de 24 horas tras la retirada, normalmente al día siguiente por correo electrónico. Guárdalo: el RGPD exige poder demostrar el cumplimiento (responsabilidad proactiva). Ni el RGPD ni la LOPDGDD fijan un modelo de certificado, pero te sirve como prueba de que se destruyó.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.