Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 5 fuentes oficiales enlazadas
Comunidades de propietarios y administradores de fincas: Las comunidades de propietarios y los administradores de fincas guardan nombres, direcciones, teléfonos, cuentas bancarias, deudas de vecinos y datos de empleados y proveedores. Quien administra suele tratar esos datos por cuenta de la comunidad y, al terminar el encargo, debe suprimirlos o devolverlos. Cuando algo ya no hace falta, hay que destruirlo bien: son datos de personas que viven en el mismo edificio.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Listados de propietarios y datos de contacto | Se destruyen o se devuelven al terminar el encargo. |
| Recibos y domiciliaciones bancarias | Incluyen cuentas bancarias de vecinos. |
| Listados de morosos y reclamaciones | Son especialmente delicados para los vecinos afectados. |
| Contratos y facturas de proveedores | Aplican los plazos contables y tributarios. |
| Nóminas y contratos del personal de la finca | Portería o limpieza: no hay plazo único expreso. |
| Correspondencia y quejas de vecinos | Contienen datos personales y a veces datos sensibles. |
| Copias de DNI y poderes | Destrúyelas en cuanto dejes de necesitarlas. |
| Actas, libros y documentación de la comunidad | Confirma su régimen de conservación antes de destruir; aquí no damos plazos para ellos. |
Qué obligaciones te afectan
- Al terminar el encargo, el administrador suprime o devuelve todos los datos a elección de la comunidad y suprime las copias, salvo obligación legal de conservarlos (art. 28.3.g). (RGPD)
- Los datos no deben conservarse más tiempo del necesario para su finalidad (art. 5.1.e). (RGPD)
- Antes de destruir se bloquean los datos durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades; después deben destruirse (art. 32.2). (LOPDGDD)
- Las grabaciones de cámaras se suprimen como máximo un mes después de captarse, salvo que deban conservarse para acreditar actos contra personas, bienes o instalaciones. (LOPDGDD · AEPD videovigilancia)
- La AEPD multó con 3.000 € a una empresa por dejar documentación de clientes y proveedores junto a un contenedor de basura. (AEPD PS/00464/2020)
- Si hay una brecha de seguridad con riesgo, hay que notificarla a la AEPD en 72 horas, de ser posible, desde que se tuvo constancia. (RGPD · AEPD guía de brechas)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Facturas y justificantes del administrador profesional | 4 años (plazo de la Ley General Tributaria) | RD 1619/2012, art. 19.1, y LGT art. 66 | Plazo oficial |
| Registro de jornada de empleados con contrato laboral | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
| Imágenes de cámaras de videovigilancia | Máximo 1 mes | LOPDGDD, art. 22.3 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
| Currículums de candidatos no contratados | Sin plazo general fijado; al terminar el proceso, destruir salvo consentimiento o interés legítimo acreditado | Criterio de la AEPD en relaciones laborales | Referencia prudente |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Un administrador de fincas guarda datos de muchas comunidades y de cientos de vecinos. Dejar listados de propietarios o recibos con cuentas bancarias en un contenedor es una brecha de datos: la AEPD multó con 3.000 € a una empresa por dejar documentación de clientes y proveedores junto a un contenedor de basura. Si hay riesgo, hay que notificar la brecha en 72 horas.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile recoge en tu oficina la documentación que ya no necesitas, sin que tengas que quitar grapas ni clasificar, y la destruye en planta. Con BF 59 pruebas el servicio con recogida mensual (6 meses mínimos, pagados por adelantado, y después pago mensual sin permanencia), o con Easy box+ haces una recogida al año. El certificado llega normalmente al día siguiente. Consulta antes la cobertura en tu zona.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe hacer el administrador con los datos al terminar el encargo?
Suprimirlos o devolverlos, a elección de la comunidad, y suprimir las copias que tenga, salvo que una norma obligue a conservarlos (RGPD, art. 28.3.g). Conviene dejar las instrucciones por escrito y, si se destruye, guardar el certificado de destrucción como prueba de que se hizo.
¿Cuánto tiempo puede guardarse la grabación de las cámaras del portal?
Como máximo un mes desde la captación, salvo que deba conservarse para acreditar actos contra personas, bienes o instalaciones (LOPDGDD, art. 22.3). En ese caso se pone a disposición de la autoridad en 72 horas. Pasado el mes, las imágenes deben suprimirse. Esto afecta a las grabaciones del sistema, no al papel que destruye ByeFile.
¿Cuándo puedo destruir las nóminas del personal de la finca?
No existe un plazo único fijado expresamente para nóminas y contratos laborales; la referencia prudente es el mayor entre 4 años (Seguridad Social y Hacienda) y 6 años (Código de Comercio). Las acciones del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación. Confírmalo con tu asesor laboral antes de destruir.
¿Puedo destruir las actas y los libros de la comunidad?
No lo hagas sin comprobarlo antes. No damos aquí un plazo para actas y libros de la comunidad porque no lo hemos verificado; su conservación puede tener reglas propias. Consulta con tu asesor jurídico o con tu colegio profesional antes de entregar nada a destruir. Lo que sí puede destruirse, con certificado, es lo que ya no necesitas.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.