Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 6 fuentes oficiales enlazadas
Colegios y centros educativos: Un colegio o centro educativo guarda datos de menores y de sus familias: matrículas, informes de orientación, autorizaciones, datos de salud y alergias, notas y contactos. Además tiene nóminas, contratos y currículums del personal. Son datos que merecen un cuidado especial, sobre todo los de menores, y que no deben acabar en un contenedor ni en una papelera abierta.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Expedientes académicos y de matrícula | Su plazo de archivo depende de la normativa educativa de tu comunidad; confírmalo antes de destruir. |
| Informes de orientación y psicopedagógicos | Incluyen datos muy personales de menores. |
| Datos de salud y alergias | Deben tratarse y destruirse con especial cuidado. |
| Autorizaciones de familias | Excursiones, imagen y actividades: destrúyelas cuando ya no hagan falta. |
| Listados de clase y carnés | Los carnés y fichas de menores hallados en un contenedor motivaron una sanción de la AEPD. |
| Nóminas y contratos del personal | No hay plazo único expreso; usa una referencia prudente. |
| Currículums de candidatos | Si no hubo contratación, normalmente ya no hay motivo para guardarlos. |
| Facturas, recibos y justificantes | Siguen los plazos contables y tributarios. |
Qué obligaciones te afectan
- Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario y deben suprimirse cuando dejan de ser necesarios (art. 5.1.e y 17.1.a). (RGPD)
- Cuando procede suprimir, los datos se bloquean durante el plazo de prescripción de responsabilidades y después se destruyen (art. 32.2). (LOPDGDD)
- La AEPD sancionó con 600 € a un club deportivo por una caja con 1.444 carnés y cientos de fichas, muchas de menores, hallada en un contenedor de basura. (AEPD EXP202414976)
- Si tu centro es público, el Esquema Nacional de Seguridad incluye la medida mp.si.5 de borrado y destrucción, que alcanza también a los soportes no electrónicos como el papel. (RD 311/2022 (ENS) · LOPDGDD)
- Las comunicaciones del canal interno de informaciones que no se investigan se suprimen a los 3 meses de recibirse. (Ley 2/2023)
- Una brecha por eliminación incorrecta de datos en papel debe valorarse para su notificación a la AEPD en 72 horas. (AEPD guía de brechas · RGPD)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Libros y justificantes contables (centros privados) | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
| Registro de jornada del personal laboral | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
| Comunicaciones del canal interno sin investigar | 3 meses | Ley 2/2023, art. 32.3 | Plazo oficial |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Los datos de menores merecen un cuidado especial. La AEPD multó con 600 € a un club deportivo, tras un pago voluntario con reconocimiento de responsabilidad, por una caja con 1.444 carnés y cientos de fichas, muchas de menores, que apareció en un contenedor. La cuantía fue baja, pero el daño ante las familias no se mide en euros.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile destruye la documentación del curso sin que tengas que quitar grapas ni clasificar: cajas, archivadores o estanterías. Instalamos un contenedor con cerradura en tu centro y recogemos con la frecuencia que elijas, por ejemplo una vez al año con Easy box+ al cerrar el curso. Recibes un certificado de destrucción. Consulta antes si damos servicio en tu zona.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar los expedientes de los alumnos?
No lo damos por verificado: el plazo de archivo de los expedientes académicos depende de la normativa educativa de tu comunidad autónoma. Antes de destruir, consúltalo con tu administración educativa o tu asesor. Cuando los datos ya no sean necesarios, el RGPD obliga a suprimirlos, pasando antes por el bloqueo del art. 32 de la LOPDGDD.
¿Qué hago con los currículums de candidatos que no contraté?
No existe un plazo general fijado por la AEPD. El criterio es que, al terminar el proceso sin contratar, desaparece la base para conservarlos, salvo consentimiento (bolsa de empleo) o interés legítimo acreditado. Si no, hay que destruirlos y bloquear los datos mientras puedan exigirse responsabilidades. Un código tipo sectorial fija 1 año, pero no es una regla general.
¿Qué pasa si aparecen papeles de alumnos en un contenedor?
Puede ser una infracción y una brecha. La AEPD multó con 600 € a un club deportivo por una caja con carnés y fichas de menores hallada en un contenedor. Debes valorar notificarlo a la AEPD en 72 horas si hay riesgo, y documentar lo ocurrido. La mejor prevención es destruir de forma segura y guardar el certificado.
¿Si mi centro es público, tengo obligaciones adicionales?
Sí. En el sector público se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 311/2022), cuya medida mp.si.5 regula el borrado y la destrucción de soportes, también los no electrónicos como el papel. La LOPDGDD (DA 1.ª) lo refuerza cuando un tercero presta el servicio por contrato. Consúltalo con tu administración antes de contratar.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.