Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 6 fuentes oficiales enlazadas
Autónomos y pymes: Si eres autónomo o tienes una pyme, en tu oficina se acumulan facturas, nóminas, contratos, currículums y datos de clientes y proveedores. Casi todo incluye datos personales. Guardarlo lo justo y destruirlo bien cuando toque te evita sanciones y disgustos. Romperlo a mano y tirarlo al contenedor no es una opción segura, porque cualquiera podría leerlo.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Facturas y justificantes contables | Guárdalos el plazo legal y destrúyelos después, no antes. |
| Nóminas y contratos de trabajadores | Incluyen datos personales y bancarios de tu plantilla. |
| Currículums de candidatos | Si no contrataste a la persona, normalmente ya no tienes motivo para guardarlos. |
| Datos de clientes y proveedores | Fichas, presupuestos y contratos con nombres, direcciones y cuentas. |
| Registro de jornada | Se conserva 4 años y después puede destruirse. |
| Copias impresas de documentos de identidad | Destrúyelas en cuanto dejes de necesitarlas. |
| Borradores y papeles de trabajo | Parecen inofensivos, pero pueden contener datos personales. |
| CD, DVD y pendrives con copias antiguas | Un pendrive olvidado es una puerta abierta a tus datos. |
Qué obligaciones te afectan
- Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para su finalidad, y deben suprimirse cuando dejan de ser necesarios (art. 5.1.e y 17.1.a). (RGPD)
- Antes de destruir hay que bloquear los datos durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades. Pasado ese plazo debe procederse a su destrucción (art. 32.2). (LOPDGDD)
- Los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio se conservan 6 años desde el último asiento contable, salvo disposición especial. (Código de Comercio)
- El derecho de Hacienda a liquidar y exigir el pago prescribe a los 4 años, y las facturas se conservan durante el plazo de la Ley General Tributaria. (LGT · RD 1619/2012)
- Si una empresa externa destruye tus documentos con datos personales, necesitas un contrato de encargado del tratamiento que incluya la supresión de los datos al terminar el servicio. (RGPD)
- La AEPD considera brecha de seguridad la eliminación incorrecta de datos personales en papel. (AEPD guía de brechas)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia y justificantes contables | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66, y RD 1619/2012, art. 19.1 | Plazo oficial |
| Documentación de bases imponibles negativas o deducciones pendientes | 10 años | Ley General Tributaria, art. 66 bis.2 | Plazo oficial |
| Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
El riesgo más habitual es tirar papeles sin destruir. La AEPD multó con 3.000 € a una empresa de almacenaje y transporte por dejar documentación de clientes y proveedores junto a un contenedor de basura. Además, destruir antes de tiempo puede dejarte sin justificantes ante Hacienda, y guardar de más también incumple la normativa de protección de datos.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile recoge los documentos en tu oficina, los traslada en contenedores con cerradura y los destruye en planta. Puedes pedir una recogida puntual, desde 99 € sin IVA, o un contrato: Easy box+ con una recogida al año o BF 59 con una al mes por 59,99 €. Presupuesto en menos de 2 horas y certificado normalmente al día siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas antes de destruirlas?
Como referencia general, 4 años, que es el plazo de prescripción tributaria, y 6 años para los libros y justificantes contables del Código de Comercio. Si tienes bases imponibles negativas pendientes de aplicar, la documentación puede tener que guardarse 10 años. Cuando hay varios plazos para un mismo documento se aplica el más largo.
¿Cuándo puedo destruir nóminas y contratos de trabajadores?
No existe un plazo único fijado expresamente para nóminas y contratos laborales; la referencia prudente es el mayor entre 4 años (Seguridad Social y Hacienda) y 6 años (Código de Comercio). Las acciones del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación. Confirma el plazo concreto con tu asesor antes de destruir.
¿Basta con romper los papeles a mano?
No. La AEPD sancionó a una farmacia con 10.000 € por romper a mano documentos con datos de salud y tirarlos a un contenedor, porque romperlos no impide ver la información. Lo seguro es destruirlos con una trituradora adecuada o con una empresa especializada que te entregue un certificado de destrucción.
¿Qué recibo como prueba de que se destruyeron?
Un certificado de destrucción, a partir de 24 horas tras la retirada y normalmente al día siguiente por correo electrónico. Guárdalo con tu documentación de protección de datos: el RGPD te pide poder demostrar que cumples. Ni el RGPD ni la LOPDGDD fijan un modelo de certificado, pero sirve como prueba.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.