Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 4 fuentes oficiales enlazadas
Administraciones públicas y ayuntamientos: Ayuntamientos y administraciones manejan datos de vecinos y ciudadanos: padrones, expedientes, servicios sociales, personal, multas y contratación. En el sector público se aplica el Esquema Nacional de Seguridad, que incluye una medida específica de borrado y destrucción de soportes, también en papel. Destruir bien y poder demostrarlo es parte de la seguridad, no un trámite aparte.
Qué documentos manejas
| Documento | Por qué importa |
|---|---|
| Copias impresas de datos de ciudadanos | Listados, padrones y consultas impresas que ya no se necesitan. |
| Expedientes de personal | Antes de destruir, confirma con tu archivo o secretaría que procede eliminarlos. |
| Nóminas y documentación laboral | No hay plazo único expreso para nóminas y contratos laborales. |
| Documentación de contratación | Antes de destruir, confirma con tu archivo o secretaría que procede eliminarla. |
| Informes de servicios sociales | Contienen datos muy personales y exigen especial cuidado. |
| Notificaciones y copias de multas o sanciones | Destruye las copias duplicadas que no formen parte del expediente. |
| Borradores y duplicados de trabajo | Suelen ser lo más fácil de destruir de forma ordenada. |
| CD, DVD y pendrives con información | El ENS alcanza a los soportes que puedan almacenar información. |
Qué obligaciones te afectan
- La medida mp.si.5 (Borrado y destrucción) del ENS se aplica a equipos y soportes que puedan almacenar información, incluidos medios electrónicos y no electrónicos, por lo que alcanza también al papel. (RD 311/2022 (ENS))
- Si un soporte se reutiliza o pasa a otra organización, se aplica un borrado seguro que no permita recuperarlo; si no es posible, el soporte no se reutiliza. (RD 311/2022 (ENS))
- El ENS alcanza a las entidades privadas que presten servicios o provean soluciones a entidades públicas por contrato (art. 2.3), así que un proveedor de destrucción puede estar sujeto a él. (RD 311/2022 (ENS))
- En el sector público las medidas de seguridad se ajustan al ENS, y cuando un tercero presta el servicio por contrato, también las suyas (disposición adicional 1.ª). (LOPDGDD)
- El poseedor de residuos debe asegurar su tratamiento mediante un gestor autorizado o una entidad de recogida registrada, y acreditarlo documentalmente (art. 20). (Ley 7/2022)
- Si una empresa externa trata datos por tu cuenta, el contrato debe recoger instrucciones documentadas, medidas de seguridad y supresión o devolución de los datos al terminar. (RGPD)
Plazos de conservación habituales
| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
|---|---|---|---|
| Imágenes de videovigilancia | Máximo 1 mes | LOPDGDD, art. 22.3 | Plazo oficial |
| Comunicaciones del canal interno sin investigar | 3 meses | Ley 2/2023, art. 32.3 | Plazo oficial |
| Libro-registro del canal interno | Máximo 10 años (nunca más) | Ley 2/2023, art. 26.2 | Plazo oficial |
| Registro de jornada del personal laboral | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |
Consulta la tabla completa de plazos y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.
Riesgos reales
Una mala destrucción puede ser una infracción de seguridad (RGPD, arts. 5.1.f y 32). Los casos de la AEPD con papel en contenedores, verificados, afectan a entidades privadas y van de 600 a 10.000 €, pero muestran el criterio: no basta con romper a mano ni dejar papeles a la vista. Si trabajas con una Administración, comprueba en el pliego si exige cumplir el ENS.
Cómo te ayuda ByeFile
ByeFile recoge en tus dependencias el papel y los CD, DVD y pendrives que toca destruir, y los destruye en planta, con transporte en vehículos cerrados con GPS y cámaras en el proceso. Trabajamos conforme a UNE-EN 15713 y contamos con ISO 27001. Si tu contratación exige cumplir el ENS u otra acreditación, consúltanos antes. Consulta también la cobertura.
Preguntas frecuentes
¿Obliga el ENS a destruir los soportes en papel?
El ENS no trata el papel de forma aislada: su medida mp.si.5 (Borrado y destrucción) se aplica a todo tipo de equipos y soportes que puedan almacenar información, incluidos medios electrónicos y no electrónicos. Por tanto, el papel con información está incluido. Los criterios de seguridad concretos se precisan en las guías del CCN-STIC.
¿Una empresa privada de destrucción tiene que cumplir el ENS?
Puede tener que hacerlo. El ENS alcanza a las entidades privadas que presten servicios o provean soluciones a entidades públicas por una relación contractual (art. 2.3), y la LOPDGDD (DA 1.ª) lo refuerza para estos contratos. Si vas a contratar, comprueba qué exigencias aplican y pide al proveedor la documentación que acredite lo que ofrece.
¿Quién debe ocuparse del papel destruido como residuo?
La Ley 7/2022 (art. 20) obliga al poseedor de residuos a asegurar su tratamiento adecuado, a través de un gestor autorizado o una entidad de recogida registrada, y a acreditarlo documentalmente. Conserva por tanto la documentación del proceso. El certificado de destrucción no sustituye a los documentos de traslado de residuos: consulta cuáles te corresponden.
¿Cuánto tarda ByeFile en dar presupuesto y certificado?
El presupuesto personalizado llega en menos de 2 horas. La recogida se hace con cita y suele durar entre 5 y 15 minutos. El certificado de destrucción llega a partir de las 24 horas posteriores a la retirada, normalmente al día siguiente por correo electrónico. Si tu contratación pide documentación adicional, indícanosla desde el principio.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.