Revisado el · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 3 fuentes oficiales enlazadas
Una trituradora basta cuando hay poco papel y poco sensible; una empresa externa compensa cuando el volumen es frecuente, los datos son sensibles o necesitas demostrar que cumples con un contrato de encargado y un certificado de destrucción por servicio.
Cuándo tiene sentido cada opción
| Situación | Trituradora propia | Empresa de destrucción |
|---|---|---|
| Poco papel y poco sensible | Puede bastar si el nivel es adecuado y te acuerdas de usarla. | Un contrato anual como Easy box+ puede salirte más cómodo. |
| Volumen frecuente | Tiempo de personal, averías y atascos. | Contenedor en tu oficina y recogidas periódicas. |
| Datos de salud u otras categorías sensibles | Exige un nivel alto y registro de lo que destruyes. | Contrato del art. 28, certificado y trazabilidad. |
| Necesitas demostrar que lo hiciste | No hay certificado. | Certificado por servicio. |
| Archivos antiguos o un cierre de oficina | Impracticable por volumen. | Recogida puntual con precio por contenedor. |
Qué debes contar al comparar
- Tiempo del equipo: quitar grapas, clasificar y vaciar la máquina tiene un coste.
- Averías y mantenimiento: una trituradora de oficina se calienta, se atasca y consume energía.
- Prueba documental: sin certificado es más difícil demostrar el cumplimiento (art. 5.2 RGPD).
- Residuo: el papel triturado debe acabar en un gestor autorizado para reciclarse.
Ya lo comparamos con detalle en nuestra tabla trituradora frente a servicio. Y si quieres ver cuánto cuesta externalizarlo, calcula tu precio.
Si compras una trituradora
Elige el nivel según tu análisis de riesgo (consulta la guía de la DIN 66399), no mezcles papel confidencial con papel normal y no rompas a mano: la AEPD ha sancionado documentos rotos a mano y tirados al contenedor.
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente una trituradora de oficina para cumplir el RGPD?
Puede serlo si destruye la información de forma que no pueda recuperarse y si puedes demostrarlo, pero exige tiempo de tu equipo, mantenimiento y no deja certificado. Con una empresa externa obtienes un contrato de encargado y un certificado por servicio.
¿Qué nivel DIN debe tener mi trituradora?
Ni el RGPD ni la AEPD fijan un nivel. Depende de tu análisis de riesgo (art. 32). Muchos fabricantes recomiendan P-4 o superior para datos personales; es un criterio comercial, no legal.
Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.