Destrucción legal de soportes digitales

Ya sea porque determinado soporte ha quedado obsoleto, o porque ha llegado al fin de su ciclo de vida útil la información que contiene, son numerosas las ocasiones en las que en el mundo profesional y empresarial se plantea la destrucción de soportes digitales.

En esos casos conviene recordar que son varios los artículos de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y su reglamento de desarrollo que se ven afectados por esta actuación. En algunos casos se refieren a actuaciones previas a la destrucción, en otros casos al proceso en si mismo, y finalmente a ciertas registros que se ven afectados en le Documento de Seguridad de la entidad responsable de los datos.

Traslado de soportes

Toda vez que se proceda al traslado físico de cualquier soporte digital, van a deber adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o bien manipulación de la información objeto de traslado. En este sentido, es recomendable que todas y cada una de las operaciones de recogida, carga y descarga, así como la conducción de vehículos de transporte, sean efectuadas por personal adecuadamente autorizado y de forma fácil reconocible.

Acceso a la información incluida en los soportes

Es necesario adoptar medidas dirigidas a eludir el acceso a la información contenida en los soportes destinados a destrucción, y por tanto si se diera el caso de emplear contenedores especiales, estos van a deber contar con de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad y eviten el acceso a la información contenida en los mismos.

Mecanismos de destrucción segura

Es preciso conseguir garantías suficientes de que el mecanismo o bien procedimiento empleado no permitirá en ningún caso la restauración futura de la información incluida en los soportes una vez destruidos.

Contrato con terceros

Resulta muy habitual que este proceso de destrucción de soportes digitales sea encargado a una empresa externa especializada en la materia. En tal caso es necesario regular contractualmente dicha prestación de servicios (encargo de tratamiento, o bien prestación de servicios sin acceso a datos), detallando las medidas de seguridad y también instrucciones aplicables a lo largo del traslado y destrucción final.

Autorización de salida de soportes para su destrucción

La salida de cualquier soporte destinada a su destrucción debe haber sido autorizada por el responsable de seguridad, y a su vez genera la obligación de determinados registros y actualizaciones del Documento de Seguridad de la entidad:

• Registro salida de soportes: es preciso hacer constar en el registro de salida de soportes aquellos traslados fuera de las instalaciones del responsable del fichero para su pertinente destrucción
• Actualización del inventario: toda vez que se haya procedido a la destrucción de un soporte o bien documentación que incluya datos de carácter personal, es preciso actualizar el inventario de soportes incluido también en el Documento de Seguridad.