# Destrucción de documentos para gestorías y asesorías

> Destruye con certificado la documentación fiscal, laboral y contable de tus clientes. ByeFile recoge en tu oficina y presupuesta en menos de 2 horas.

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Última revisión: 2026-10-23

Documentos que manejas, obligaciones que te afectan, plazos de conservación y cómo destruirlos con garantías.

**Revisado el 23 de octubre de 2026** · Elaborado por el equipo de ByeFile a partir de los textos oficiales · 5 fuentes oficiales enlazadas

**Gestorías y asesorías:** Una gestoría o asesoría maneja los datos de muchos clientes a la vez: declaraciones, nóminas, contratos, DNI, libros contables y facturas. Normalmente actúa como encargada del tratamiento, así que no decide por su cuenta qué se destruye ni cuándo. Un descuido se multiplica, porque afecta a todas las personas y empresas cuya documentación custodia.

## En esta página

1. [Qué documentos manejas](#documentos)
2. [Qué obligaciones te afectan](#normas)
3. [Plazos de conservación habituales](#plazos)
4. [Riesgos reales](#riesgos)
5. [Cómo te ayuda ByeFile](#byefile)

## Qué documentos manejas

| Documento | Por qué importa |
| --- | --- |
| Declaraciones y documentación fiscal de clientes | Siguen los plazos tributarios y deben destruirse al terminar. |
| Nóminas y TC de clientes | Contienen datos personales y bancarios de trabajadores ajenos. |
| Contratos laborales | No hay plazo único expreso: revisa el criterio con el cliente. |
| Libros contables y facturas | Aplican 6 años de contabilidad y 4 de plazo tributario. |
| Copias de DNI y poderes | Destrúyelas en cuanto dejes de necesitarlas. |
| Altas, bajas y documentación de Seguridad Social | La prescripción de deudas y sanciones es de 4 años. |
| Copias de escrituras y documentos societarios | Devuelve o destruye según lo que indique el cliente. |
| Borradores y papeles de trabajo | Incluyen cifras y datos personales de clientes. |
| CD, DVD y pendrives con copias de seguridad | Destrúyelos cuando ya no sean necesarios. |

## Qué obligaciones te afectan

- Al terminar el servicio, el encargado suprime o devuelve todos los datos a elección del responsable y suprime las copias, salvo que una norma obligue a conservarlos (art. 28.3.g). ([RGPD](https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf))
- El encargado trata los datos solo con instrucciones documentadas del responsable y aplica las medidas de seguridad del art. 32. ([RGPD](https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf))
- Libros, correspondencia y justificantes se conservan 6 años desde el último asiento; el plazo tributario general es de 4 años, y 10 si hay bases imponibles negativas o deducciones pendientes. ([Código de Comercio](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627) · [LGT](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186))
- Las deudas por cuotas y sanciones de Seguridad Social prescriben a los 4 años. Es un plazo de prescripción, no una obligación expresa de archivo. ([LGSS](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11724))
- Antes de destruir se bloquean los datos durante la prescripción de responsabilidades; después se destruyen (art. 32.2). ([LOPDGDD](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673))
- No adoptar las medidas de seguridad apropiadas es una infracción grave a efectos de prescripción (art. 73 LOPDGDD) y puede multarse con hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio anual (art. 83.4 RGPD). ([LOPDGDD](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673) · [RGPD](https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf))

## Plazos de conservación habituales

| Documento | Plazo | Base | Fiabilidad |
| --- | --- | --- | --- |
| Libros, correspondencia y justificantes contables | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Plazo oficial |
| Facturas y obligaciones tributarias | 4 años | Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo oficial |
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | 10 años | Ley General Tributaria, art. 66 bis.2 | Plazo oficial |
| Deudas y sanciones de Seguridad Social (prescripción) | 4 años | LGSS, art. 24 | Plazo oficial |
| Nóminas y contratos laborales | Sin plazo único expreso; referencia prudente: el mayor entre 4 y 6 años | Deducido de LGSS art. 24, LGT art. 66 y Código de Comercio art. 30 | Referencia prudente |
| Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | Plazo oficial |

Consulta la [tabla completa de plazos](https://byefile.es/legislacion/plazos-de-conservacion-de-documentos/) y, antes de fijar uno, contrástalo con tu asesor.

## Riesgos reales

Tu gestoría custodia documentación ajena, y una brecha puede afectar a muchos clientes a la vez. No adoptar medidas de seguridad apropiadas es una infracción grave a efectos de prescripción (art. 73 LOPDGDD, 2 años) y puede multarse con hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación (art. 83.4 RGPD). Los casos reales de la AEPD con papel en contenedores van de 600 a 10.000 €.

## Cómo te ayuda ByeFile

ByeFile se adapta al ritmo de una gestoría: contratos con recogida mensual o anual y contenedor instalado en tu oficina, sin quitar grapas ni clasificar. Con BF 599 tienes recogida mensual y 4 recogidas extra sin cargo, útil para los cierres de cada periodo. Recibes un certificado de destrucción que puedes guardar como prueba ante tus clientes.

## Preguntas frecuentes

Depende de lo que decida el cliente. Según el RGPD (art. 28.3.g), al terminar el servicio el encargado suprime o devuelve todos los datos a elección del responsable y suprime las copias, salvo que una norma obligue a conservarlos. Por eso conviene tener instrucciones documentadas del cliente antes de destruir nada.

Como referencia, 6 años para libros y justificantes contables (Código de Comercio, art. 30) y 4 años para las obligaciones tributarias (LGT, art. 66). Con bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, 10 años. Cuando hay varios plazos para un mismo documento, se aplica el más largo.

No existe un plazo único fijado expresamente; la referencia prudente es el mayor entre 4 años (Seguridad Social y Hacienda) y 6 años (Código de Comercio). Las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben al año de su terminación. Antes de destruir, confírmalo con tu asesor laboral o jurídico.

Sí. Si la empresa de destrucción trata datos personales por tu cuenta, el RGPD (art. 28.3) exige un contrato con un contenido mínimo: instrucciones documentadas, confidencialidad, medidas de seguridad, condiciones de subencargo, supresión de los datos al terminar y posibilidad de auditoría. Pide ese contrato y guarda cada certificado de destrucción.

## Sigue leyendo

- [Plazos de conservación de documentos](https://byefile.es/legislacion/plazos-de-conservacion-de-documentos/)
- [Contrato con tu empresa de destrucción](https://byefile.es/legislacion/contrato-encargado-del-tratamiento/)
- [Pedir presupuesto](https://byefile.es/solicitud-de-presupuesto/)

## Fuentes oficiales

- [Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), DOUE L 119](https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf)
- [Código de Comercio, art. 30](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627)
- [Ley 58/2003 General Tributaria, arts. 66, 66 bis y 70](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186)
- [Real Decreto Legislativo 8/2015 (LGSS), art. 24](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11724)
- [Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), texto consolidado](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673)

Esta información es divulgativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los plazos pueden variar según tu sector y tu comunidad autónoma: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con la AEPD.